Un(e) documentaliste – assistant(e) administratif(ve)

Le Secrétariat général de l'enseignement catholique (SeGEC) recrute pour le Service d’étude et d’appui à la Direction générale.

Contexte

Vous exercez une fonction de documentaliste et d’assistance administrative au sein du Service d’étude et d’appui à la Direction générale du SeGEC. À ce titre, vous assurez la gestion quotidienne du centre de documentation du SeGEC et offrez, en outre, du support administratif aux membres de l’équipe. Vous collaborez étroitement avec la direction du Service en fournissant du support administratif et en prenant en charge certaines tâches organisationnelles.

Missions

Vous serez chargé(e), au sein et en lien avec les missions du Service d’étude :



d’assurer la gestion quotidienne du centre de documentation et d’en dynamiser les ressources ;

de répondre aux demandes des utilisateurs internes ;

de gérer le catalogue du centre de documentation, d’assurer l’encodage et l’indexation des nouvelles publications et acquisitions ;

de développer un contrôle qualité de la gestion documentaire (enrichir les critères de documentation, récolter les retours d’expérience dans un souci d’amélioration permanente ...) ;

de fournir un appui à la formation, l’accompagnement, le soutien et le coaching des encodeurs de la gestion documentaire (GED) du SeGEC ;

d’assurer une veille documentaire et constituer des dossiers sur des thématiques spécifiques ;

d’effectuer des travaux variés de secrétariat et d’assurer les tâches administratives du Service d’étude et d’appui à la Direction générale (planifier des réunions, tenir à jour un échéancier des tâches, imprimer des documents, rédiger des courriels, des procès-verbaux de réunion et des rapports structurés, support à l’organisation d’évènements, assurer des suivis, …), y compris le soutien administratif à la coordination du PECA et à la Cellule Europe du SeGEC ;

de traiter les courriers et les courriels internes et externes à destination et au départ du Service d’étude et d’appui à la Direction générale ;

de gérer les supports numériques : alimenter le SharePoint du Service d’étude (partage et gestion des connaissances) et le mettre à jour à partir de diverses sources.